Checklist complet pentru organizarea unui eveniment corporate. Materialele promoționale de care ai nevoie

Materialele promoționale pentru evenimente pot continua conversația cu participanții mult după ce sala s-a golit. La o conferință business, un târg sau o expoziție obiectele oferite intră în contact direct cu publicul pe care compania vrea să îl atragă. Pentru echipele de marketing, achiziții și HR, selecția produselor promoționale ține cont de obiectiv, audiență, numărul de participanți, contextul de utilizare și buget. Badge-urile și lanyard-urile rezolvă o nevoie în ziua evenimentului, în timp ce o agendă, un accesoriu tech sau un produs reutilizabil poate păstra brandul în rutina participantului și după eveniment. Un checklist bine construit te ajută să coordonezi toate aceste materiale în același proiect și să alegi produse promoționale pentru evenimente care au un rol clar, nu doar un loc în sacoșa participantului.

De ce sunt importante materialele promoționale la un eveniment corporate

Participarea la un eveniment implică deja investiții în spațiu, stand, echipă, logistică, comunicare și promovare. Produsele pe care le oferi trebuie să susțină aceeași identitate și același obiectiv. La conferințele business, materialele promoționale pot însoți participantul pe parcursul întregii zile. La un târg, ele pot atrage oamenii către stand și pot crea un motiv pentru o interacțiune. Într-un eveniment intern, produsele pot susține cultura organizației și apartenența la echipă. O broșură poate rămâne într-o mapă, dar un încărcător, o sticlă reutilizabilă, o geantă sau o agendă poate intra în rutina zilnică. Brandul câștigă astfel mai multe ocazii de a fi văzut fără să transforme produsul într-un suport publicitar agresiv. Personalizarea trebuie tratată în același mod. Logo-ul este doar una dintre variante. Culorile, materialele, textura, ambalajul, un emboss discret sau un element dezvoltat special pentru proiect pot lega produsul de identitatea companiei.

În cazul unui eveniment propriu, toate aceste elemente pot urma conceptul vizual al ediției. Pentru participarea la târguri și expoziții, produsele pot prelua identitatea standului sau mesajul campaniei pe care compania o promovează.

Ce materiale sunt necesare înainte și în timpul evenimentului

Înainte de eveniment sunt necesare invitațiile, confirmările și materialele care pregătesc experiența din ziua evenimentului. În ziua evenimentului sunt necesare elementele pentru identificare, orientare, prezentarea companiei și interacțiunea cu participanții. Pentru un eveniment cu acces controlat, badge-urile și lanyard-urile personalizate pot face parte din identitatea vizuală. Mapele ajută atunci când participanții primesc documente, programul evenimentului sau materiale de prezentare. Instrumentele de scris și agendele au un rol firesc în conferințe, workshop-uri și sesiuni de training.

În zona de stand, un produs compact, ușor de oferit și simplu de transportat poate funcționa mai bine decât un cadou voluminos. În cazul unei întâlniri cu parteneri sau clienți strategici, produsul poate avea o valoare percepută mai ridicată și o personalizare mai discretă. Cantitățile trebuie stabilite înainte de comandă. Numărul de participanți confirmați reprezintă punctul de plecare, dar echipa trebuie să ia în calcul invitații suplimentari, produsele folosite de staff, mostrele și o rezervă pentru situațiile neprevăzute.

Ce trebuie să conțină kitul oferit participanților

O structură potrivită pentru multe conferințe business poate combina o agendă personalizată, un instrument de scris, un accesoriu tech și un produs reutilizabil, precum o sticlă sau un termos. Geanta, rucsacul sau sacoșa în care sunt oferite produsele poate deveni la rândul său parte din kit. Agenda oferă multe posibilități de personalizare. Compania poate alege formatul, materialul copertei, culoarea, hârtia, accesoriile și finisajele. Pentru proiectele corporate pot fi folosite variante din piele naturală, piele ecologică, piele naturală regenerată, materiale eco-friendly sau alte materiale potrivite conceptului. Accesoriile tech funcționează bine pentru publicul care petrece o mare parte din zi între laptop, smartphone, întâlniri și deplasări.

Trei produse care folosesc aceeași paletă cromatică, același limbaj de personalizare și un ambalaj bine gândit pot susține identitatea companiei mai clar decât o selecție mare de obiecte fără legătură între ele. Pentru mai multe exemple de produse potrivite acestui context, poți consulta și articolul UNIKA despre materiale promoționale și cadouri corporate pentru evenimente și conferințe business.

Cum alegi produsele în funcție de tipul evenimentului și buget

La un târg sau o expoziție, compania intră în contact cu un număr mare de oameni într-un interval de timp scurt. Produsele compacte, utile și ușor de distribuit permit gestionarea unui volum mai mare. Poți separa produsele destinate vizitatorilor de cadourile pregătite pentru lead-uri, clienți sau parteneri.

La o conferință proprie, ai mai mult control asupra experienței. Agenda, instrumentul de scris, accesoriile tech și ambalajul pot urma aceeași direcție vizuală. Dacă evenimentul are loc anual, produsele pot deveni inclusiv elemente recognoscibile ale fiecărei ediții. Pentru evenimentele interne, selecția se apropie de zona de employer branding. Produsele pot răspunde modului de lucru al echipei și pot fi folosite ulterior la birou, acasă sau în deplasări. În cazul întâlnirilor cu parteneri și clienți strategici, cantitatea scade, iar bugetul per produs poate crește. Agendele din piele naturală, seturile corporate, accesoriile premium sau ambalajele realizate special pentru proiect se potrivesc unui astfel de context.

Bugetul trebuie analizat la nivelul întregului proiect, nu doar prin prețul individual al produsului. Personalizarea, ambalarea, cantitatea, transportul și eventualele livrări către mai multe destinații intră în același calcul. O împărțire pe niveluri poate ajuta în proiectele mari. Un produs poate fi destinat tuturor participanților, un kit mai consistent poate fi oferit speakerilor sau invitaților, iar cadourile cu valoare mai ridicată pot merge către partenerii strategici. Astfel, bugetul urmărește rolul fiecărui public în eveniment.

Checklist pentru următorul eveniment corporate

Înainte să trimiți comanda în producție, verifică dacă ai stabilit:

· obiectivul evenimentului și profilul participanților;

· numărul de produse și rezerva necesară;

· produsele destinate participanților, staff-ului, speakerilor și partenerilor;

· materialele, culorile și tehnologiile de personalizare;

· elementele de branding care trebuie respectate;

· structura kiturilor și ambalarea;

· termenul de producție;

· adresele și condițiile de livrare;

· bugetul total al proiectului.

Pentru proiectele cu multe produse, furnizori și termene, planificarea producției poate influența direct rezultatul.

Pregătește următorul eveniment cu UNIKA

Ai în calendar o conferință, un târg, o expoziție sau un eveniment intern? UNIKA construiește proiectul împreună cu echipa ta. Selectăm sau dezvoltăm materialele promoționale pentru eveniment, stabilim personalizarea și gestionăm producția, ambalarea, logistica și livrarea.

Lucrează cu cel mai mare producător român de agende și promoționale și construiește un proiect adaptat evenimentului și ADN-ului brandului tău.

We can make it happen!